Pengertian Personil Kantor

Pengertian Personil Kantor. Kantor merupakan Tempat diselenggaraknnya proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan informasi. Untuk lebih jelasnya Berikut adalah penjelasan singkat tentang pengertian perkantoran, macam-macam personil kantor, perangkat kerja personil kantor dan Syarat-syarat personil kantor.

Baca Juga : Pengertian Kantor Serta Tujuan Dan Fungsinya

Definisi Personil Kantor

Personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.

Pengertian Personil Kantor menurut Para Ahli:

• Menurut Djokosoetono dalam bukunya "Manajemen Personil" (2008), personil kantor adalah sekelompok individu yang bekerja bersama di sebuah kantor untuk mencapai tujuan organisasi.
• Ndraha Prastowo dalam bukunya "Manajemen Personil dan Sumber Daya Manusia" (2015) mengatakan bahwa personil kantor adalah semua karyawan atau pegawai yang bekerja dalam suatu kantor atau perusahaan untuk menjalankan berbagai tugas dan tanggung jawab yang telah ditetapkan.
• Nawawi Hadad dalam bukunya "Manajemen Sumber Daya Manusia" (2003) mengartikan personil kantor sebagai semua individu yang bekerja di kantor atau organisasi yang bertanggung jawab dalam menjalankan aktivitas dan tugas yang berkaitan dengan administrasi, manajemen, dan pelayanan.
• Menurut Gary Dessler dalam bukunya "Human Resource Management" (2017), personil kantor adalah semua orang yang bekerja di sebuah organisasi atau perusahaan, termasuk staf administrasi, manajer, dan pegawai lainnya yang memiliki peran dalam menjalankan operasi sehari-hari perusahaan.

Sumber yang disebutkan adalah buku-buku para ahli manajemen sumber daya manusia dan manajemen personil yang telah diterbitkan pada tahun-tahun yang berbeda.

Baca Juga : Seputar Pengertian Sistem Perkantoran

Macam-Macam Personil Kantor

1. Administrator atau petugas pelaksana administrasi. Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Manajer. Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Staf atau pembantu ahli. Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.
4. Worker atau pegawai/pekerja. Adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.

Baca Juga : Pengertian Perkantoran Modern Serta Prinsipnya

Perangkat Kerja Personil Kantor

Perangkat Kerja Personil Kantor meliputi berbagai alat dan fasilitas yang diperlukan untuk mendukung tugas-tugas karyawan di kantor. Berikut adalah beberapa contoh perangkat kerja personil kantor:

1. Komputer dan Perangkat Lunak: Komputer merupakan perangkat utama dalam kantor modern. Karyawan membutuhkan komputer dan perangkat lunak seperti pengolah kata, spreadsheet, dan perangkat kolaborasi untuk melakukan pekerjaan mereka.
2. Meja dan Kursi: Meja dan kursi yang ergonomis penting untuk kenyamanan karyawan selama jam kerja. Ini juga membantu mencegah masalah kesehatan terkait posisi duduk yang salah.
3. Telepon dan Komunikasi: Telepon, ponsel, dan perangkat komunikasi lainnya penting untuk berkomunikasi dengan rekan kerja, klien, dan pihak eksternal.
4. Faksimili dan Printer: Perangkat faksimili dan printer digunakan untuk mencetak dokumen dan mengirim faks jika diperlukan.
5. Perangkat Penyimpanan: Rak, laci, dan lemari digunakan untuk menyimpan dokumen, arsip, dan peralatan kantor lainnya.
6. Akses Internet: Koneksi internet cepat dan stabil sangat penting untuk mengakses informasi, berkomunikasi, dan melakukan penelitian.
7. Proyektor dan Peralatan Presentasi: Ini diperlukan untuk pertemuan, presentasi, dan pelatihan.
8. Scanner: Scanner digunakan untuk mengubah dokumen fisik menjadi format digital.
9. Alat Tulis: Pensil, pena, tinta, dan kertas adalah peralatan dasar untuk mencatat dan menggambar.
10. Perangkat Keamanan: Ini mencakup perangkat keamanan fisik, seperti kunci dan pengaman pintu, serta perangkat keamanan digital, seperti firewall dan perangkat pengamanan data.
11. Perangkat Keras Jaringan: Ini termasuk router, switch, dan perangkat keras jaringan lainnya yang diperlukan untuk menyediakan konektivitas dalam jaringan kantor.
12. Perangkat Presentasi: Ini mencakup layar proyeksi, papan tulis, dan perangkat presentasi lainnya yang digunakan dalam pertemuan dan pelatihan.
13. Perlengkapan Kantor: Ini termasuk kertas, staples, penghapus, dan berbagai perlengkapan kantor lainnya yang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari.
14. Perangkat Audio dan Video: Headset, webcam, dan perangkat audio dan video lainnya digunakan untuk konferensi video dan komunikasi jarak jauh.
15. Peralatan Kantor Elektronik: Ini mencakup mesin fotokopi, mesin faks, dan perangkat elektronik lain yang digunakan dalam tugas administratif.

Semua perangkat kerja ini membantu personil kantor menjalankan tugas mereka dengan efisien dan produktif.

Baca Juga : Pengertian Manajemen Perkantoran (Office Management)

Syarat-syarat personil kantor

1.  Persyaratan pengetahuan 

Biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal

2. Persyaratan ketrampilan

Menurut The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:

• Menghimpun
• Mencatat
• Mengolah
• Menggandakan
• Mengirim
• Menyimpan

Baca Juga : Tujuan Pelatihan Personil Kantor & Pengembangan

3.  Persyaratan kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.ciri-ciri yang menyangku kepribadian:

• Cara berbicara dan cara berjalan
• Sikap badan pada saat duduk
• Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi disesuaikan dengan waktu dan acaranya
• Sifat bersih dan rapi
• Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri
• Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari ketrampilan dalam bekerja
• Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian

Syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor:

• Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga tercipta “sense of belonging” atau rasa memiliki dan saling menjaga
• Tekun dan rajin
• Kesabaran
• Kerapian
• Dapat menyimpan rahasia

Kesimpulan

Pengertian personil kantor adalah individu yang memiliki peran penting dalam menjaga operasi perusahaan berjalan dengan baik. Mereka memiliki beragam peran dan tanggung jawab yang mendukung kesuksesan perusahaan. Dengan kemampuan komunikasi, keterampilan teknologi, dan kemampuan multitasking, personil kantor adalah aset berharga dalam lingkungan kerja. Terima kasih sudah berkunjung ke Duniapengertian.com

FAQ

1. Apa perbedaan antara personil kantor dan manajer?

Personil kantor biasanya menjalankan tugas-tugas administratif, sementara manajer memiliki tanggung jawab lebih besar dalam mengambil keputusan dan mengatur tim.

2. Bagaimana seseorang bisa menjadi personil kantor yang sukses?

Untuk menjadi personil kantor yang sukses, penting memiliki keterampilan komunikasi yang baik, kemampuan mengelola waktu, dan beradaptasi dengan teknologi.

3. Bisakah seseorang belajar menjadi personil kantor tanpa pengalaman sebelumnya?

Ya, banyak posisi personil kantor dapat diisi oleh individu yang belajar dengan cepat dan memiliki kemauan untuk belajar.

4. Apa peran teknologi dalam pekerjaan personil kantor?

Teknologi memainkan peran penting dalam mengotomatisasi tugas-tugas administratif dan meningkatkan efisiensi.

5. Apa peluang karier untuk personil kantor?

Peluang karier untuk personil kantor dapat meliputi promosi menjadi manajer atau spesialis dalam bidang tertentu seperti akuntansi atau sumber daya manusia.