Pengertian Tata Usaha, Ciri-cirinya Serta Pola Kegiatannya

Seputar Pengertian - Tata usaha berasal dari bahasa Belanda “administratie” yang berarti setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain.

Pengertian Tata Usaha

Menurut Goerge R. Terry tata usaha adalah berupa pekerjaan kantor, meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan menyediakan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat menyampaikan berbagai fakta yang mendasar, yang amat diperlukan untuk tindakan pengawasan (terhadap bawahan/pekerjaan) oleh pimpinan.

Dapat disimpulkan bahwa kegiatan tata usaha merupakan kegiatan yang perlu dilakukan pada setiap kegiatan organisasi apapun, karena berbagai keterangan baik dari dalam organisasi maupun dari luar organisasi dihimpun, dicatat, diolah, digandakan, dikirimkan dan disimpan untuk kepentingan perkembangan organisasi itu sendiri.

Bagian tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan yang telah diolah dan diperluan untuk memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan dan memungkinkan pelaksanaan kegiatan kooperatif/ pokok akan lebih baik. Selain itu, tata usaha diperlukan untuk membantu pimpinan dalam menyediakan segala keterangan yang diperlukan untuk tindakan pengawasan dan pengambilan keputusan. Akhirnya tata usaha dapat digunakan sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen yang lebih dipercaya.

Ciri-ciri utama dari kegiatan tata usaha 

(1) bersifat pelayanan; 

(2) bersifat merembas ke segenap bagian organisasi; 

(3) dilaksanakan oleh semua puhak dalam organisasi. 

Ciri-ciri khusus dari kegiatan tata usaha 

a. More mental work usually required-more “hard-to-measure” task.

b. Greater variability, low volume tasks not thought ti justify standards.

c. Irregularity of work flow much office work (biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan mental-lebih banyak tugas yang sukar diukur).

d. Corak berubah-ubah yang lebih besar dalam pekerjaan dari suatu peristiwa ke peristiwa lain.

e. Banyak sekali tugas-tugas kecil yang volumenya sedikit sehingga tidak membenarkan adanya ukuran-ukuran baku. 

f. Ketidakteraturan mengenai baku.

g. Ketidakteraturan mengenai arus kerja dari banyak pekerjaan perkantoran.

Dapat disimpulkan bahwa kegiatan tata usaha tidak bisa berjalan sendiri atau terlaksana dengan sendirinya. Semua pekerjaan tata usaha harus direncanakan, diatur, disusun, diarahkan, dikendalikan dan disempurnakan oleh seorang pimpinan yang melakukan administrasi organisasi. 

Enam pola kegiatan tata usaha

Tata usaha pada intinya merupakan kegiatan pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang terdiri dari enam pola kegiatan yang merupakan ruang lingkup dari kegiatan tata usaha yang antara lain adalah sebagai berikut

a. Menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala.

b. Keterangan yang diperlukan organisasi 

c. Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai alat tulis.

d. Keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga dapat dibaca dan disimpan.

e. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan agar dapat dibaca dan lebih berguna.

f. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat yang digunakan.

g. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan peralatan yang digunakan.

i. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat dan tempat tertentu agar aman

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa, ruang lingkup kegiatan tata usaha di Indonesia dalam kehidupan sehari-hari dapat disebut:

a. Kegiatan korespondensi yang merupakan rangkaian kegiatan perbuatan mengetik surat termasuk mengonsep sampai menandatanganinya. 

b. Kearsipan yang merupakan kegiatan menyimpan warkat- warkat.

c. Penyestensilan yang merupakan kegiatan menggandakan warkat-warkat.

d. Ekspedisi yang merupakan perbuatan pengiriman warkat.

e. Sistem informasi manajemen dalam bagian tata usaha atau kantor.