Pengertian Dokumen
DuniaPengertian.Com – Hallo Gaess... Nah Istilah dokumentasi berasal dari kata dokumen, yang dalam bahasa Inggris disebut document. Kalau kita mengacu ke bahasa Inggris maka istilah document dapat merupakan kata kerja (document) serta kata benda (document). Kata kerja to document berarti menyediakan dokumen, membuktikan dengan menunjukkan adanya dokumen. Sebagai kata benda, dokumen berarti wahana informasi, data yang terekam atau dimuat dalam wahana tersebut beserta maknanya yang digunakan untuk belajar, kesaksian, penelitian, rekreasi dan sejenisnya. Dengan demikian, dokumen bisa mempunyai konotasi yang berbeda serta ruang lingkup yang sedikit berlainan.
Pengertian Dokumen
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia,(1976) istilah dokumen sebagai
(1) sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan, seperti surat lahir, surat nikah, surat perjanjian. Adapun dokumen-dokumen yang bertalian dengan perkara korupsi dipelajari Jaksa Agung;
(2) naskah karangan yang dikirim dengan pos. Pada umumnya, biaya dokumen lebih murah dari pada surat biasa. Pengertian dokumen yang diambil dari kamus tersebut memberi penegasan bahwa dokumen memilik makna sebagai sesuatu yang tertulis dan tercetak sebagai bukti apabila diperlukan.
Ensiklopedi Umum (1977) menjelaskan pengertian dokumen dan menegaskan bahwa “Dokumen (Belanda = Document) adalah surat, akta, piagam, surat resmi dan bahan rekaman lain baik tertulis atau tercetak, yang memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas, termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai suatu hal.”
Selanjutnya, di dalam Ensiklopedi Umum dijelaskan pula bahwa dokumen dapat diklasifikasikan menjadi dua kelompok, yakni dokumen dalam arti luas dan dokumen dalam arti sempit.
1. Dokumen dalam arti luas adalah segala macam benda yang dapat memberi keterangan, yang sifatnya tidak terbatas hanya tertulis atau tercetak saja.
2. Dokumentasi dalam arti sempit yang dikemukakan dalam Ensiklopedi Indonesia (1980). Dalam ensiklopedia tersebut dijelaskan bahwa Document (Latin = Docomentum) umumnya berupa bukti yang tertulis, surat, akta, piagam, surat resmi, dan sebagainya. Sedangkan dokumen pengepakan barang-barang adalah surat-surat yang mengantarkan barang-barang yang dikirim.
Sebagai bukti tertulis, dokumen merupakan bukti asli yang berguna untuk mendukung kebenaran atau keaslian suatu keterangan. Dalam hal ini, yang dimaksud dengan dokumen adalah seperti dikemukakan dalam Ensiklopedi Administrasi (1981) sebagai berikut:
Dokumen adalah Suatu warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan. Dalam dunia Perusahaan di luar negeri (Amerika Serikat) istilah document dipakai dengan pengertian sama seperti redords (warkat), tetapi istilah document kemudian dipakai pula dalam arti naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan, misalnya suatu piagam atau traktat.
Kamus Istilah Perpustakaan dan Dokumentasi oleh Nurhadi Magetsari, dkk., (1992) membatasi pengertian dokumen sebagai berikut.
1. Bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat apa pun tempat informasi direkam.
2. Rekaman yang ditulis atau dipahat, yang menyampaikan informasi berupa fakta; bentuk rekaman dapat bersifat grafis, akustik atau haptik (buku peta, naskah, gambar, majalah guntingan).
3. Karya yang direkam dalam suatu bahasa, simbol atau tanda-tanda lain.
4. Rekaman informasi apapun bentuknya, baik berupa tulisan, alfanumerik, gambar, maupun sesuatu yang dapat didengar. Sekarang terdapat kecenderungan untuk menyebut semua yang terdapat dalam koleksi, apapun jenis dan bentuknya, sebagai dokumen. Dokumen sering diartikan sebagai buku atau bentuk rekaman lain seperti film. Lihat juga dokumen arsip.
Awal tahun 1951 Documentation Commite of Special Library Association (SLA) mendefinisikan dokumentasi sebagai seni menyusun:
1. Reproduksi dokumen.
2. Distribusi dokumen.
3. Pemanfaatan dokumen (International Encyclopedia of Information and Library Science, 2003).
Encyclopedic Dictionary of Library Science and Information Technology, Vol.I mendefinisikan dokumentasi, sebagai berikut :
1. Kegiatan mengoleksi, klasifikasi, dan mengupayakan agar dokumen (rekaman berbagai aktivitas intelektual) mudah diakses.
2. Menunjuk ke rekaman ilmu pengetahuan dan sumber-sumber ilmu pengetahuan, mengorganisasi berbagai rekaman secara sistematis sehingga memungkinkan diketemukannya kembali dengan cepat dan tepat, pemencaran dengan berbagi cara baik ilmu pengetahuan maupun sumber-sumber ilmu pengetahuan itu sendiri,
3. Juga menunjuk ke rekaman, pengorganisasian dan pemencaran ilmu pengetahuan tertentu (Aslib).
4. Juga menunjuk pada ilmu pengumpulan, penyimpanan, pengorganisasian rekaman bahan informasi atau dokumen agar dapat diakses secara optimal.
5. Termasuk di dalamnya aktivitas yang berhubungan dengan perpustakaan khusus ditambah aktivitas awal berupa aktivitas penyimpanan dan reproduksi bahan-bahan dan diikuti aktivitas retribusi.
6. Menunjuk pada ilmu penyusunan penyajian dan preservasi rekaman ilmu pengetahuan, menyajikan layanan tentang isi yang terkandung, referensi cepat dan hal yang berhubungan.
7. Menunjuk kepada prosedur yang berhubungan dengan kumulasi penyimpanan pengetahuan agar tersedia untuk pengembangan ilmu lebih lanjut.
8. Menunjuk kepada seni yang memberi kemudahan pemakaian rekaman, terutama ilmu pengetahuan, yang meliputi penyajian, reproduksi, publikasi, pemencaran, koleksi, penyimpanan analisis subjek, pengorganisasian dan penelusuran.
9. Koleksi dan konservasi, klasifikasi dan seleksi, pemencaran dan pemakaian informasi.
10. Menunjuk kepada penunjukan sejumlah aktivitas yang kompleks termasuk di dalamnya komunikasi tentang informasi khusus termasuk aktivitas yang berhubungan dengan kepustakawanan khusus ditambah sejumlah aktivitas penyiapan dan reproduksi bahan-bahan dan aktivitas yang berurutan dalam pendistribusian. (Mortimer Taube).
11. Sekelompok teknik yang memungkinkan untuk menyusun penyajian, pengorganisasian dan komunikasi rekaman ilmu pengetahuan tertentu, agar memberikan akses maksimum dan pemakaian isi informasinya.
12. Menunjuk kepada identifikasi, investigasi, pengumpulan dan penggunaan dokumen (French Union of Doumentation Services).
13. Dalam kaitannya dengan komputasi, penyiapan dan produksi dokumen ke dalam analisis sistem, pemrograman dan sistem operasi. Dokumen yang baik di dalamnya tercakup elemen utama yaitu dalam pemeliharaan sistem komputer, khususnya ketika terjadi perubahan atau modifikasi yang dibuat oleh adanya perkembangan perangkat lunak dan perangkat keras komputer.
