Pengertian Formulir Serta Fungsi & Manfaatnya

DuniaPengetian.Com - Formulir merupakan dokumen untuk menangkap atau mencatat/merekam data transaksi juga sebagai alat penetapan tanggungjawab dan permintaan/perintah untuk dilakukannya suatu kegiatan.

Apa yang dimaksud dengan formulir? 

Formulir adalah selebaran kertas dengan format tercetak dan berisikan ruang untuk informasi yang ditentukan sebelumnya (Hosizah, 2006), 

Menurut Sayuti (2013) formulir adalah lembaran kartu atau kertas lepas berukuran tertentu yang telah dipersiapkan terlebih dahulu secara dicetak dengan uraian-uraian, kolom-kolom, garis-garis atau ruang-ruang untuk menghimpun,mencatat atau menyampaikan informasi yang diperlukan. 

Secara umum formulir adalah sehelai kertas yang memuat informasi tetap serta ruang kosong untuk informasi variabel. 

Winardi dalam buku Asas-asas Manajemen (2000) menyebutkan bahwa pengertian formulir adalah sehelai kertas cetak yang menyediakan ruang untuk dimuat catatan-catatan informas atau instruksi-instruksi yang akan diteruskan kepada individu, departemen, ataupun perusahaan.

Aturan dasar atau prinsip desain formulir

1) Sesuai kebutuhan pengguna Pelajari tujuan dan pemakaian formulir dan membuat rancangan sesuai kebutuhan pengguna. Untuk mengetahui kebutuhan pengguna dapat dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan pengguna dan studi dokumentasi dengan mempertimbangkan standar isi formulir. 

2) Membuat formulir sesederhana mungkin Merancang formulir sesederhana mungkin dengan menghilangkan data atau informasi yang tidak diperlukan. Untuk mendapatkan formulir yang sederhana dapat dilakukan dengan analisis kebutuhan item data. 

3) Terminologi yang standar Menggunakan terminologi standar untuk semua elemen data atau menggunakan definisi-definisi, beri label semua informasi. Untuk dapat menggunakan terminologi standar, maka perlu dibuat kebijakan tertulis yang disahkan tentang terminologi standar dan singkatan yang digunakan di rumah sakit atau puskesmas. 

4) Adanya pedoman pengumpulan dan interprestasi data Jika perlu masukkan pedoman untuk menjamin agar pengumpulan dan interprestasi data konsisten. 

5) Urutan penempatan item yang logis Untuk mendapatkan urutan penempatan item yang logis dapat dilakukan dengan menempatkan item formulir sesuai dengan alur pengisiannya atau alur mendapatkan informasi, contohnya seperti: data sosial didapatkan lebih dahulu daripada data medis.

Prinsip Dasar yang Melandasi Perancangan Formulir 

1) Sedapat mungkin memanfaatkan tembusan atau copy formulir. 

2) Hindari duplikasi dalam pengumpulan data. 

3) Buatlah rancangan formulir dengan sederhana dan seringkas mungkin. 

4) Masukkanlah unsur internal check dalam merancang formulir. 

5) Cantumkan nama dan alamat peusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar. 

6) Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi. 

7) Beri nomor untuk identifikasi formulir. 

8) Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian. 

9) Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dcetak, karenan mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang lama. 

10) Cantumkan nomor urut tercetak. 

11) Rancangan formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya membubuhkan tanda ceklis, atau x, atau dengan menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu pengisiannya. 

12) Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon (carbonless paper ). 

13) Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait.

Mengapa formulir itu penting?

• Adanya penetapan tanggungjawab. 

• Adanya suatu kegiatan atau transaksi yang perlu dicatat. 

• Adanya data yang harus dicatat berulang kali oleh beberapa fungsi, sehingga kemungkinan terjadi kesalahan 

• Adanya informasi yang saling berhubungan antara orang atau unit yang ada dalam organisasi

Fungsi Formulir 

1. Menurut sumbernya 

o dibuat dan disimpan dalam perusahaan 

o dibuat dan dikirim kepada pihak diluar perusahaan 

o diterima dari pihak luar perusahaan 

2. Menurut tujuan penggunaannya 

o untuk meminta melakukan tindakan 

o untuk mencatat suatu tindakan