Pengertian Rapat Serta Kegunaan Dan Cara Mempersiapkannya

Pengertian Rapat Serta Kegunaan Dan Cara Mempersiapkannya. Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan yang ada untuk memperoleh hasil yang telah disepakati bersama. Dengan adanya rapat, berbagai persoalan dapat dipecahkan Oleh sebab itu, rapat merupakan salah satu kegiatan yang vital dalam suatu perusahaan dan memerlukan persiapan yang baik pula. Berikut adalah penjelasan seputar pengertian rapat, cara mempersiapkan rapat dan kegunaan rapat.

Definisi Rapat

Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi tatap muka yang diselenggarakan oleh perusahaan untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan kesepakatan bersama. Dengan adanya rapat, dapat menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi.

Menurut Agus M. Hardjana menyatakan bahwa “rapat adalah pertemuan sejumlah orang di suatu tempat dalam jangka waktu tertentu, untuk membahas sesuatu hal secara bersama.”

Dalam Webster's New World Dictionary, rapat diartikan pertemuan orang-orang; suatu sidang yakni kumpulan orang-orang terutama untuk membahas atau memutuskan persoalan-persoalan.

Menurut The Liang Gie merumuskan rapat ialah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Menurut Rumsari Hadi Sumarto dan Lukas Dwiantara rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan masalah tertentu.

Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga dapat dijadikan sebagai media untuk berkomunikasi antar manusia atau pimpinan kantor dengan staffnya.

Rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang yang besifat formal dengan melibatkan empat orang atau lebih dengan tujuan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, dan pemberian motivasi.

Rapat (conference atau meeting ) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.

Secara umum Rapat merupakan suatu bentuk proses berfikir bersama, menyelenggarakan suatu pertemuan untuk membicarakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Langkah Mempersiapkan Rapat

1. Membuat daftar acara;
2. Membuat undangan;
3. Mempersiapkan bahan rapat;
4. Mempersiapkan peralatan rapat;
5. Membuat catatan rapat;
6. Mengirimkan catatan hasil rapat;
7. Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut.

Tujuan Rapat

1. Untuk memberi informasi. Artinya rapat yang bertujuan untuk menyampaikan penelasan ataupun informasi kepada peserta rapat.
2. Untuk melakukan kerja sama. Perusahaan sangat memerlukan kerja sama yang solid baik itu antara sesama karyawan maupun dengan perusahaan lain. Contohnya rapat yang diselenggarakan oleh perusahaan yang bergerak dalam pembuatan pakaian berkeinginan untuk melakukan kerjasama dengan pabrik benang.
3. Untuk mengatasi permasalahan. Umumnya kegunaan rapat yaitu untuk memecahkan suatu permasalahan. Dalam mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan partisipasi aktif dari para peserta rapat.
4. Untuk memenuhi peraturan. Perusahaan tertentu membuat kebijakan untuk melakukan rapat dalam periode yang telah ditentukan, hal ini harus dipenuhi agar perkembangan perusahaan tersebut dapat terpantau.

Syarat Rapat

1. Suasana terbuka artinya setiap peserta siap menerima informasi yang datang dari siapa pun.
2. Berpartisipasi penuh artinya setiap peserta aktif ambil bagian dalam proses rapat tersebut.
3. Bimbingan dan kontrol artinya setiap peserta selalu terkontrol dan terarah karena ada bimbingan dan pengawasan dari pemimpin rapat.
4. Ada argumentasi artinya di dalam mencari kebenaran bukan kemenangan yang diutamakan melainkan adanya argumentasi yang aktif dan baik.
5. Pernyataan singkat artinya penyampaian informasi atau pemberian tanggapan dalam bentuk pernyataan yang singkat jelas serta langsung menuju sasaran.
6. Menghindari “klik” kelompok artinya jangan sampai suatu kelompok memonopoli pembicaraan dan memaksakan pendapat kepada kelompok lain, semua pihak mempunyai hak mengeluarkan pendapat.
7. Ada kesimpulan artinya semua peserta harus mampu membuat kesimpulan/keputusan yang diterima dan akan dilaksanakan bersama dengan penuh tanggung jawab.