Widget HTML #1

Pengertian Filling Atau Kearsipan

DuniaPengertian.com - Pengertian Filling Atau Kearsipan. Filling yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahan dengan aman, maka filling dapat dianggap sebagai "pusat ingatan". Dan oleh karena orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filling merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya filling harus disusun dengan sempurna dalam suatu Organisasi. Berikut adalah penjelasan seputar pengertian Filling.

Definisi Filling

Filling atau kearsipan adalah proses pengelolaan dan penyimpanan dokumen, rekaman, atau informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk menjaga dan mengatur informasi sehingga dapat dengan mudah diakses, digunakan, dan ditemukan saat dibutuhkan.

Pengertian Filling Atau Kearsipan

Pengertian Filling Atau Kearsipan menurut para ahli

Berikut adalah beberapa definisi filling atau kearsipan menurut beberapa ahli beserta sumbernya:
  • Philip C. Brooks: Menurut Philip C. Brooks dalam bukunya "Records Management: A Practical Approach," filling atau kearsipan adalah "proses perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dan pemeliharaan semua informasi tertulis atau rekaman yang relevan dalam organisasi untuk mendukung operasi organisasi, memberikan bukti pelaksanaan tugas organisasi, dan memenuhi persyaratan hukum dan peraturan."
  • R. Michael Baldwin dan Carol E. Brown: Dalam buku "Introduction to Records Management," mereka mendefinisikan filling sebagai "proses pengelolaan informasi tertulis dari pembuatan, penggunaan, penyimpanan, hingga penghapusan, dengan tujuan untuk menghasilkan dokumen yang bermutu tinggi yang dapat memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan, menjamin akuntabilitas organisasi, dan memenuhi persyaratan hukum."
  • Alphabetical Filing Rules Committee (ARMA International): ARMA International adalah sebuah organisasi profesional yang fokus pada manajemen rekaman dan arsip. Mereka mendefinisikan filling sebagai "proses pengelolaan berbagai bentuk informasi tertulis selama siklus hidupnya, mulai dari penciptaan hingga penghapusan atau pemusnahan, dengan tujuan untuk mengamankan, mengatur, dan memberikan akses yang sesuai."
  • The Society of American Archivists: Menurut SAA, arsip adalah "rekaman yang memiliki nilai historis, administratif, atau hukum, yang telah diidentifikasi dan disimpan berdasarkan prinsip-prinsip arsip yang berlaku."
  • National Archives and Records Administration (NARA) (Badan Arsip Nasional Amerika Serikat): NARA mendefinisikan filling sebagai "proses perencanaan, penyimpanan, pengendalian, dan pemeliharaan dokumen dan rekaman berdasarkan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk mendukung fungsi organisasi dan memastikan aksesibilitas informasi yang dibutuhkan."
Pengertian filling atau kearsipan dapat bervariasi tergantung pada sudut pandang, lingkungan, dan konteks organisasi tertentu. Definisi-definisi di atas mencerminkan pemahaman dasar tentang konsep tersebut dari berbagai sumber yang terkemuka dalam bidang manajemen rekaman dan arsip.

FAQ

Q : Apa yang dimaksud dengan Filling atau Kearsipan?

A : Filling atau kearsipan adalah proses pengelolaan, penyimpanan, dan pemeliharaan dokumen, rekaman, atau informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan. Tujuannya adalah untuk menjaga integritas informasi, memudahkan pencarian, serta memenuhi persyaratan hukum dan operasional.

Q : Mengapa Filling atau Kearsipan Penting?

A : Filling atau kearsipan penting karena membantu organisasi dalam menjaga rekam jejak operasional, mendukung pengambilan keputusan, mematuhi peraturan hukum, dan menghindari hilangnya informasi penting.

Q : Apa perbedaan antara Filling dan Kearsipan?

A : Istilah "filling" dan "kearsipan" sering digunakan secara bergantian. Keduanya mengacu pada proses yang sama, yaitu pengelolaan dan penyimpanan dokumen dan informasi. Namun, "kearsipan" mungkin lebih sering digunakan dalam konteks rekaman resmi dan arsip yang memiliki nilai historis atau hukum.

Q : Apa saja tahapan dalam proses Filling atau Kearsipan?

A : Tahapan utama dalam proses filling atau kearsipan meliputi penciptaan, klasifikasi, penyimpanan, pengamanan, pemeliharaan, retensi, dan pemusnahan dokumen atau rekaman.

Q : Bagaimana Cara Mengklasifikasikan Dokumen dalam Filling?

A : Dokumen dapat diklasifikasikan berdasarkan berbagai kriteria, seperti jenis, tanggal, departemen yang terkait, atau kepentingan bisnis. Klasifikasi harus sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan organisasi.

Q : Apa yang Harus Diperhatikan dalam Pemeliharaan Dokumen?

A : Pemeliharaan dokumen mencakup perlindungan dari kerusakan fisik atau digital, penyimpanan yang aman, dan pengawasan terhadap akses oleh pihak yang tidak berwenang. Hal ini juga melibatkan perawatan untuk menghindari pelurusan atau kerusakan dokumen fisik.

Q : Apa itu Retensi Dokumen?

A : Retensi dokumen adalah kebijakan yang mengatur berapa lama suatu dokumen harus disimpan sebelum dapat dihapus atau dihancurkan. Retensi berdasarkan jenis dokumen dan persyaratan hukum yang berlaku.

Q : Apa yang Diperlukan untuk Membangun Sistem Filling yang Efisien?

A : Membangun sistem filling yang efisien memerlukan perencanaan, kebijakan, prosedur, perangkat lunak yang sesuai, pelatihan staf, serta pemahaman terhadap persyaratan hukum dan kebutuhan organisasi.

Q : Bagaimana Cara Mengatasi Tantangan dalam Filling atau Kearsipan?

A : Tantangan dalam filling atau kearsipan bisa mencakup volume besar data, perubahan teknologi, dan peraturan yang berubah. Untuk mengatasinya, organisasi perlu memiliki strategi dan teknologi yang tepat serta tetap memantau perkembangan terkini dalam bidang ini.

Q : Apa Konsekuensi jika Filling atau Kearsipan Tidak Dilakukan dengan Baik?

Kurangnya filling atau kearsipan yang baik dapat mengakibatkan hilangnya informasi penting, masalah hukum, ketidakmampuan dalam mendukung pengambilan keputusan, dan berpotensi merugikan reputasi organisasi.